Onze visie op privacy

Papierfabriek Nijmegen B.V. (hierna: “Papierfabriek Nijmegen”, “wij” of “ons”) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke grondslagen en welke rechten jij hebt. Ook lees je hoe je contact met ons kunt opnemen als je vragen hebt over de verwerking.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Papierfabriek Nijmegen B.V.
Ambachtsweg 2
6541 DB Nijmegen
KvK: 89737520
E-mail: info@papierfabrieknijmegen.nl

Papierfabriek Nijmegen is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”).

Gebruik van persoonsgegevens

Wanneer je onze website bezoekt of een overeenkomst met Papierfabriek Nijmegen sluit voor het huren van één van de beschikbare ruimtes, kunnen wij persoonsgegevens van je verwerken. Wij verzamelen en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst, bijvoorbeeld in het kader van het huren van een ruimte van Papierfabriek Nijmegen voor een shoot of evenement, of voor het functioneren van de website. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, tenzij je vooraf uitdrukkelijk toestemming geeft voor ander gebruik.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Onder persoonsgegevens verstaan we gegevens die iets over jou zeggen of die met jou in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met dergelijke gegevens wordt gedaan – verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen – valt onder ‘verwerken’.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, waaronder:

• voor- en achternaam, bedrijfsnaam en contactgegevens van jou als contactpersoon (e-mailadres, telefoonnummer) en/of van jouw crewleden;
• factuur- en betaalgegevens;• camerabeelden (indien van toepassing);
• IP-adres en technische gegevens van jou bij websitegebruik; en
• vrijwillig verstrekte informatie: zoals de informatie die je verstrekt in het ‘Stuur ons een bericht’-vak in het contactformulier op onze website.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verkrijgen via derden, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster of openbare (zakelijke) websites. Ook via onze opdrachtgevers kunnen wij persoonsgegevens van jou ontvangen.

Voor welke doeleinden en op welke grond verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op grond van de volgende wettelijke grondslagen:

• het behandelen van aanvragen, reserveringen en offertes. Dit doen we vanuit ons gerechtvaardigd belang, namelijk om uiteindelijk een overeenkomst met jou te kunnen sluiten;
• de planning, organisatie en uitvoering van evenementen, producties, shoots en locatiegebruik. Dit zodat wij de overeenkomst met jou uit kunnen voeren.
• naleving van wettelijke verplichtingen en vergunningsvoorwaarden;
• het waarborgen van jouw en onze fysieke en digitale veiligheid (waaronder ook de bescherming van onze medewerkers, bezoekers en derden). Dit doen we omdat wij hiertoe een gerechtvaardigd belang hebben;
• facturatie en financiële administratie (wettelijke verplichting);
• communicatie en relatiebeheer. Dit doen wij vanuit een gerechtvaardigd belang, namelijk het behouden van de relatie met jou;
• beveiliging van en toezicht op onze locatie en eigendommen. Dit doen wij op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk het waarborgen van de veiligheid op onze locatie;
• ondersteuning bij het afhandelen van incidenten of calamiteiten (gerechtvaardigd belang); en
• preventie van spam en gebruik (gerechtvaardigd belang).

Verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang zal alleen plaatsvinden mits dit geen onevenredige inbreuk maakt op jouw privacy.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Onze werkwijze is erop gericht zo min mogelijk gegevens met externe (derde) partijen te delen. Toch kunnen we links plaatsen naar websites van derden die aanvullende informatie bieden. Daarnaast delen wij jouw persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor:
• uitvoering van overeenkomsten (zoals vaste partners, leveranciers, beveiliging en andere betrokken dienstverleners);
• naleving van wet- en regelgeving en als wij daartoe verplicht worden door een gerechtelijke uitspraak of verzoek van bevoegde autoriteiten;
• situaties waarin dit noodzakelijk is voor het beschermen van onze rechten, eigendommen of veiligheid, bijvoorbeeld bij incidenten of aangifte, waarbij gegevens gedeeld kunnen worden met politie of andere bevoegde instanties;
• wij derden inschakelen, zoals een deurwaarder, in het kader van onze dienstverlening.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de ‘verwerker’) sluiten wij verwerkersovereenkomsten. In deze verwerkersovereenkomsten leggen wij vast hoe de gegevens mogen worden verwerkt, welke beveiligingsmaatregelen de verwerker moet nemen en dat de verwerker de gegevens alleen volgens onze instructies gebruikt.

Let op: deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op onze eigen verwerking van persoonsgegevens. Wij kunnen niet garanderen dat derden jouw gegevens op een veilige en verantwoorde manier verwerken. Lees daarom altijd hun privacyverklaring.

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang te voorkomen. Deze maatregelen omvatten:

• logische toegangscontrole, bijvoorbeeld via wachtwoorden;
• beveiligde systemen met firewalls, antivirusprogramma’s en DDoS-preventie;
• minimalisatie en actualisatie van persoonsgegevens;
• zo kort mogelijke bewaartermijnen;
• toegang tot gegevens enkel op ‘need to know’-basis;
• autorisatiebeheer en controle.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Zo hanteren wij de volgende termijnen:

• gegevens van websitebezoekers: tot maximaal 12 maanden;
• camerabeelden: tot maximaal 28 dagen na opname, tenzij een incident aanleiding geeft tot een langere bewaartermijn;
• overige persoonsgegevens: zolang een eventuele overeenkomst duurt of zoals wettelijk verplicht.

Je hebt uiteraard te allen tijde de mogelijkheid om je toestemming in te trekken.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Voor de doeleinden zoals beschreven in deze verklaring, kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij zorgen in dat geval voor passende waarborgen, zoals contractuele afspraken, om te garanderen dat jouw gegevens goed worden beschermd.

Geautomatiseerde besluitvorming

Papierfabriek Nijmegen neemt geen besluiten die aanzienlijke gevolgen voor personen hebben, op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen. Er vindt dus altijd menselijke tussenkomst plaats bij besluitvorming.

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van functionele cookies. Functionele cookies zorgen ervoor dat de website goed werkt en jouw instellingen worden onthouden. Bij je eerste bezoek aan onze website informeren we je hierover en vragen we jouw toestemming. Je kunt je voorkeuren wijzigen via je browserinstellingen. Zie ook: www.veiliginternetten.nl/thema/je-bedrijf/wat-zijn-cookies

Op onze website kunnen ook cookies van derden worden geplaatst, bijvoorbeeld van Google Analytics, Facebook of Adwords.

Cameratoezicht

Op en rond de locatie waar de evenementen en/of de shoots plaatsvinden, kan cameratoezicht plaatsvinden. Cameratoezicht wordt ingezet voor:

• beveiliging van personen en eigendommen;
• naleving van veiligheids- en vergunningsvoorwaarden; en
• preventie en vastlegging van incidenten zoals diefstal en vandalisme.

De verwerking van camerabeelden is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om onze locatie en bedrijfsactiviteiten te beveiligen.
De camera’s kunnen beelden van personen en de datum, tijd en locatie van de opname vastleggen. Camerabeelden worden zorgvuldig behandeld en niet langer bewaard dan noodzakelijk, waarbij we streven naar een maximale bewaartermijn van 28 dagen, tenzij een incident aanleiding geeft tot een langere bewaartermijn.

Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot de camerabeelden, zoals beveiligingsmedewerkers en HR-functionarissen. De camerabeelden worden alleen met derden, zoals politie of andere opsporingsinstanties, gedeeld bij incidenten of indien hier een wettelijke verplichting toe bestaat. Camera’s zijn niet gericht op ruimtes waar privacy verwacht mag worden, zoals toiletten en kleedruimtes. Indien er cameratoezicht plaatsvindt, wordt dit duidelijk aangegeven met borden. Betrokkenen kunnen verzoeken om inzage in camerabeelden via het mailadres chantal@eki.nl. Indien er een grondslag bestaat voor inzage, wordt deze beperkt wanneer ook andere personen herkenbaar in beeld zijn. In dat geval wordt een uitsnede gemaakt of een samenvatting verstrekt om de privacy van derden te beschermen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• gegevens over te dragen (dataportabiliteit); en
• gegeven toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden ingediend via het mailadres chantal@eki.nl. Wij reageren uiterlijk binnen 1 maand op jouw verzoek.

Contact of klacht?

Heb je vragen of wil je gebruikmaken van je rechten? Neem dan contact met ons op via bovenstaand e-mailadres of stuur een schriftelijk verzoek naar:

Papierfabriek Nijmegen B.V.
T.a.v. Inzageverzoek persoonsgegevens
Ambachtsweg 2
6541DB Nijmegen

Ben je niet tevreden over onze afhandeling? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijzigingen in deze privacyverklaring

De regels rondom privacy veranderen regelmatig. Daarom passen wij ons beleid van tijd tot tijd aan. Als een wijziging voor jou relevant is, informeren wij je actief of maken we dit duidelijk zichtbaar op onze website. De meest recente versie van deze privacyverklaring is altijd terug te vinden op onze website.

Laatst gewijzigd op: 9 april 2026